Datenschutzerklärung
Diese Hinweise beschreiben, welche Daten das fiktive IDV-Polizeiverwaltungsportal bei seiner Nutzung verarbeitet und wie die optionale Google-Drive-Urkundenerstellung funktioniert.
1. Verantwortlichkeit und Kontakt
Das Verwaltungsportal wird für das Rollenspielprojekt IdentityValley durch dessen Projekt- bzw. Serververwaltung betrieben. Anfragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten sind an die IDV-Projektverwaltung über deren offizielle Kommunikationskanäle zu richten.
Vor der öffentlichen OAuth-Verifizierung: Die verantwortliche natürliche oder juristische Person und eine unmittelbar erreichbare Datenschutz-Kontaktadresse sind durch den Betreiber zu ergänzen. Diese Webseite ersetzt keine individuelle rechtliche Prüfung.
2. Zweck und Art der verarbeiteten Daten
Das Portal unterstützt die Organisation einer fiktiven Polizeibehörde im Rollenspiel. Abhängig von den erteilten Nutzerrechten werden insbesondere Dienstnummern, Anzeigenamen, Rollen, Zugangsberechtigungen, fiktive Personalstammdaten, Dienstgrade, Beförderungsvorgänge, Prüfungsstatus, Dokumententitel und Dokumentenlinks verarbeitet. Soweit hinterlegt, gehören auch Geburtsdaten, Kontaktangaben und dienstliche Vermerke dazu.
Die Daten werden zur Bereitstellung der internen Verwaltungsfunktionen, Berechtigungssteuerung, Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Erstellung von Dokumenten verwendet. Ob und inwieweit diese Angaben realen Personen zuzuordnen sind, hängt von ihrer Eingabe im Rollenspiel ab.
3. Anmeldung, Sitzungen und Betrieb
Das Verwaltungsportal verwendet ein Sitzungs-Cookie, um angemeldete Nutzer wiederzuerkennen. Das Cookie ist technisch erforderlich und mit den Attributen HttpOnly und SameSite=Strict versehen; im Produktivbetrieb wird außerdem Secure gesetzt. Passwörter werden nicht im Klartext, sondern als Passwort-Hashes gespeichert.
Bei der Nutzung können technische Verbindungsdaten, etwa IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse und Browserinformationen, beim Hosting-Anbieter verarbeitet werden. Änderungen und sicherheitsrelevante Vorgänge werden teilweise im internen Protokoll erfasst. Die Verwaltungsdaten liegen in einer PostgreSQL-Datenbank.
4. Optionale Google-Drive-Verknüpfung
Nur wer die Funktion „Ernennungsurkunde erstellen“ ausdrücklich aufruft, wird zur Google-Kontoauswahl weitergeleitet. Die Anwendung fordert hierfür die Berechtigung https://www.googleapis.com/auth/drive.file an. Dieser Umfang dient der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, die über die Anwendung bereitgestellt werden, nicht dem uneingeschränkten Auslesen des gesamten Google Drive.
Der Nutzer autorisiert den Vorgang über Google. Ein einmaliger Autorisierungscode wird an den Server übertragen und gegen einen kurzlebigen Google-Zugriffstoken eingetauscht. Google-Zugriffstokens und Google-Passwörter werden nicht dauerhaft in der Portaldatenbank gespeichert.
Zur Erstellung der Urkunde werden die dafür benötigten Angaben aus der Personalakte – insbesondere Vorname, Nachname, Geburtsdatum sowie Daten der Ernennung bzw. des Amtseids – an Google übertragen und in ein Google-Dokument eingefügt. Die Urkunde wird im Google Drive des vom Nutzer ausgewählten Google-Kontos abgelegt. In der PostgreSQL-Datenbank werden ausschließlich der Dokumententitel und der zugehörige Link gespeichert, nicht die komplette Datei.
Für gespeicherte Dokumente gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Google. Freigaben für andere Personen müssen über die Berechtigungen des jeweiligen Google-Drive-Dokuments erfolgen.
5. Zugriffe, Empfänger und Aufbewahrung
Zugriffe auf interne Daten sind über Benutzerrollen und zusätzliche Berechtigungen beschränkt. Als technische Dienstleister können der jeweilige Hosting- und Datenbankanbieter sowie – bei ausdrücklich autorisierter Urkundenerstellung – Google Daten verarbeiten. Ein erzeugtes Google-Dokument bleibt im Google-Konto des jeweiligen Erstellers, bis es dort gelöscht wird.
Die Aufbewahrung der Datensätze im Verwaltungsportal richtet sich nach dem jeweiligen Verwaltungszweck und den Löschentscheidungen der Betreiber. Konkrete interne Löschfristen und die rechtlichen Grundlagen für den Betrieb müssen vom Projektverantwortlichen festgelegt und dokumentiert werden.
6. Auskunft und weitere Datenschutzrechte
Soweit die Datenschutz-Grundverordnung anwendbar ist, können betroffene Personen insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und gegebenenfalls Datenübertragbarkeit verlangen sowie Widerspruch einlegen. Die jeweilige Rechtmäßigkeit, Bearbeitung von Anfragen und gegebenenfalls erforderliche Einwilligungen sind durch die verantwortliche Projektverwaltung sicherzustellen.
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